مدیریت دفتر فنی – بخش اول

با توجّه به اینکه عمل کرد دفتر فنّی در مدیریّت پروژه فوق العاده مهّم میباشد لذا بایستی مدیریت دفتر فنی هم قوی، درست و منطقی باشد. کار ها و مسئولیبت ها درست تقسیم و برنامه ریزی گردیده، و منظّم انجام گیرد. و با کنترل دائمی برنامه ها کلیّه کارها تحت نظر باشند. از نقطه نظر اینکه کارکرد دفتر فنّی مستقیماً در روند پروژه اثر زیادی دارد لذا می طلبد که به آن بیشتر توجّه شود به شرح زیر:

  •  تقسیم کار: مسئول دفتر فنّی بایستی وظایف را بین زیر مجموعه خود به نحو صحیحی تقسیم نماید. و بر اجرای آنها هم به دقّت نظارت داشته باشد.
  • مسئول دفتر فنّی باید شرح وظایف زیر مجموعه خود را معیّن کرده و نسبت به انجام آن وظایف دقیق باشد.
  • دفتر فنّی بایستی برای خود برنامه منظّمی داشته باشد و کارها را مطابق با برنامه زمان بندی پروژه پیش ببرد.
  • اصولاً سهل انگاری در هیچ کاری صحیح نمی باشد بخصوص در دفتر فنّی؛ که درصورت سهل انگاری رشته کارها از دست خارج میگردد.
  • داشتن نظم وترتیب در همه کارها اهمیّت خاص خود را دارد و در مدیریّت دفتر فنّی هم خیلی مهمّ است. بخصوص نظم و ترتیب در تنظیم و بایگانی پرونده ها. از آنجائیکه با توجّه به مقاله تعریف دفتر فنّی و همچنین شرح وظایف دفتر فنّی پرونده های زیادی مورد نیاز است؛ مسئول دفتر فنی باید همه آن پرونده ها را تشکیل و به روز کند و به طور منظّم بایگانی نمایند به صورتی که همیشه در دسترس باشند.
  • تنظیم گزارشات روزانه در پروژه های عمرانی از اهمیّت زیادی بر خوردار است. باید برای تنظیم دقیق و منظّم آنها توجّه زیادی به خرج داد.
  • گزارشات هفتگی و ماهانه وسایر گزارشات مورد نیاز هم به موقع خود تنظیم گردد.
  • تمام نامه های وارده را را به دقّت مطالعه نموده وکپی آنها را در پرونده هایی که می تواند در آینده مورد استفاده قرار بگیرد بایگانی نمایند. به طور مثال ممکن است نامه ای نوشته شود که در آن به موارد زیادی اشاره شده باشد ازقبیل ابلاغ نقشه و یا دستور کار جدید با قیمت جدید که کپی این نامه بایستی در پرونده های؛ نامه های رسیده، تأخیرات، دستور کار ها، نقشه ها و قیمت جدید بایگانی شود.
  • تنظیم صورت وضعیّت ماهیانه: تهیّه صورت وضعیّت ماهیانه اهمیّت زیادی دارد وحتماً بایستی هر ماه تهیّه شود. از آنجائیکه مدیر پروژه بایستی هر ماه وضعیّت سود و زیان پروژه را بررسی نماید لذا بایستی صورت وضعیّت تنظیم گردد. حتّی اگر به کارفرما ارسال نشود چون ممکن است کارکرد ماهانه آنقدر نا چیز باشد که ارزش ارسال آن به کار فرما را نداشته باشد ولی برای مقایسه هزینه ودر آمد کارگاه کمک مینماید. مدیر پروژه با مقایسه کارکرد ماه جاری با هزینه های انجام شده و حداقلّ با هزینه بالا سری که محاسبه آن به سادگی میسّر می باشد و تخمین هزینه های انجام شده در طول ماه به وضعیّت مالی کارگاه اشراق بیشتری می یابد. باید توجّه کرد که هزینه های ثابت کارگاه بر اساس تعریفی که  در هزینه بالاسری شده است اجتناب ناپذیر بوده وخواه و ناخواه هزینه میگردد. کار کرد ماهانه باید جواب گوی این هزینه ها باشد. در اینجا به نظر می رسد که یک مثال ساده برای محاسبه هزینه بالا سری جاری آورده شود؛ فرض میکنیم یک پروژه ای را اجرا میکنیم که مبلغ کلّ پروژه یکصد میلیون تومان باشد و مدّت اجرای آن هم ۱۲ماه درنظر گرفته شده باشد وهزینه بالاسری هم معادل سی درصد تعریف شده باشد. در این حالت هزینه بالاسری برای ۱۲ ماه معادل سی میلیون تومان می باشد که این رقم برای هر ماه سی میلیون تقسیم بر دوازده  یعنی معادل دو میلیون و پانصد هزار تومان می باشد. این رقم در هر صورت هزینه میگردد خواه پروژه فعالیّت داشته باشد یا نداشته باشد. در صورتیکه در عرض یک ماه مبلغ صورت وضعیّت معادل این رقم به اضافه هزینه کارهای انجام شده نباشد پروژه در حالت ضرر قرار گرفته است . یعنی مبلغ کارکرد بایستی رقمی معادل ۸،۳۳۳،۳۳۳ تومان به اضافه ۲،۵۰۰،۰۰۰ تومان هزینه بالا سری آن باشد که جمع آن رقم معادل ۱۰،۸۳۳،۳۳۳ تومان میگردد و اگر پروژه ماهیانه کمتر ازاین رقم کارکرد داشته باشد در حال ضرر دهی می باشد. و اگر کشف به موقع و هشدار این مسئله هم جزو وظایف دفتر فنّی تعریف شده باشد، در آن حالت بایستی هر ماه رسماً گزارش گردد.

 

مدیریّت : ارزش یابی ارزش ها ومدیریّت آن ها
مدیریّت دفتر فنّی - بخش دوم
Facebooktwitterlinkedinmail

  1 comment for “مدیریت دفتر فنی – بخش اول

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.